10 år siden det offentlige banede vejen…

IMG_5297-redigeret3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Det er præcis 10 år siden, at Danmark som det første land i verden, ved lov pålagde alle leverandører til det offentlige at fakturere elektronisk. Traditionelle fakturaer på papir eller mail kunne ikke længere godtages, hvilket gav en hel nation af virksomheder en gevaldig hovedpine. Det skabte faktisk så stor frustration i erhvervslivet, at daværende finansminister Thor Pedersen til sidst valgte at give virksomhederne bedre tid til at få deres systemer op at køre ved at udskyde lovens ikrafttræden.

De seneste 10 år har dog med al tydelighed vist, at beslutningen om ved lov at gennemtrumfe nye arbejdsprocesser har været den helt rigtige. Danmark er blevet branchens innovative duks, og det offentlige opnår hvert år 3-cifrede millionbesparelser i bedre og mere automatiserede fakturaprocesser og toppen af dansk erhvervsliv har fuldt trop. Dansk teknologi og infrastruktur er på 10 år blevet blandt de førende i verden, og har gjort det både let og billigt at udveksle elektroniske dokumenter med sine kunder og leverandører. Alt sammen noget som er helt uhørt i størstedelen af alle de lande, vi normalt sammenligner os med.

Mange større private virksomheder har via målrettede indsatser og investeringer i teknologi og leverandøraktivering opnået, at mellem 75 – 90% af alle leverandører fakturerer dem elektronisk, hvilket har betydet store besparelser i tid og penge hos hver enkelt virksomhed. En afledt effekt af det offentliges insisteren siden 2005.

En slange i paradis

Beslutningen om at være verdensførende på dette område, som på alle måder var den rigtige, har dog blotlagt endnu en udfordring. Der er nemlig en ting som endnu ikke er løst.Billede10

For at opnå den hurtigste og mest effektive proces kræver det ensartethed i de fakturadata, man modtager. Helt basalt er det ofte oplysninger som ordrenummer, rekvirent, sagsnummer og lignende, der er nødvendige for at opnå en så automatiseret håndtering som muligt. En analyse blandt et udvalg af Sprooms kunder viser, at op mod 25% af alle fakturaer mangler vigtig information, hvilket afføder, at kunden skal have fat i leverandøren for at færdigbehandle og betale fakturaen. Det er en arbejdsgang, der er forstyrrende for både kunde og leverandør, og som forlænger behandlingstiden med 10-15 minutter per faktura, hvilket betyder flere måneders eller endda årsværk for hver enkelt virksomhed.

En torn i øjet på konkurrenceevnen

Når en ud af fire fakturaer mangler essentiel information for at kunne behandles korrekt, betyder det, at danske virksomheder spilder utrolig meget tid på manuel efterbehandling. Kigger vi på den månedlige mængde af fakturaer, der skifter hænder via Sproom-netværket, resulterer det i, at virksomhederne bruger omkring 31.000 timer hver måned, på at indhente manglende information. På blot ét år giver det i omegnen af 375.000 timer, som omregnet er årlige lønomkostning på mere end 77 mio. kroner. Disse beregninger gælder alene for brugerne i Sproom-netværket og inkluderer dermed ikke alle de elektroniske fakturaer, der ikke kommer den vej forbi. Så det totale årlige værditab for det samlede danske erhvervsliv er noget større end som så.

Der er derfor brug for, at dette problem løses permanent, da det påvirker alle virksomheder med omkostninger, det forringer konkurrencevenen og æder af den besparelse, som brugen af elektroniske fakturaer ellers giver. I Danmark er vi, med overgangen til elektroniske fakturaer, på rette vej til at skabe verdens mest effektive fakturahåndteringsprocesser, men vi mangler stadig at løse denne udfordring. Det arbejder vi, ligesom resten af branchen på at løse så vi kan sikre, at fakturaernes datakvalitet altid opfylder fakturamodtagers ønsker og krav.