Hvorfor kopierer de danske SME’er ikke det offentlige?

 

Vi ved det! Det er ikke hver dag, man får den slags opfordringer, men du læste rigtigt nok. Hvis du sidder i en lille eller mellemstor dansk virksomhed, så er det sandsynligt, at du er en del af en virksomhed, som overser ganske store fordele og potentielle besparelser ved en omlægning af jeres fakturahåndtering fra analog til digital.

 

Flere rapporter og opgørelser fra danske virksomheder har slået fast, at der kan spares mellem 80 og 200 kroner pr. faktura ved at omlægge fra post, PDF og scannede dokumenter til fuldelektronisk. Så selv med ganske få fakturaer pr. dag, vil der være besparelser at hente. Det offentlige Danmark har siden 2005 gået forrest med den elektroniske fane og påvist, at der ikke blot ligger økonomiske besparelser i vente, men ligeledes store forretningsmæssige gevinster. Siden har de største private virksomheder fulgt trop, men tendensen er først på vej ind til de små og mellemstore hvor op mod 95% stadig snyder sig selv for milliarder af kroner ved ikke at modtage fuldelektroniske fakturaer.

Fra driftsomkostninger til værdiskabende investeringer!

Ud over de åbenlyse økonomiske og miljømæssige gevinster, ligger der enormt optimeringspotentiale i elektronisk fakturamodtagelse og –afsendelse. Den store økonomiske gevinst i sig selv giver muligheder for en mere fokuseret forretning med intensiveret og optimeret produktion og markedsføring, investeringer i udvikling og markedsudvidelser etc. Der ligger altså oplagte muligheder for massive værdiskabende investeringer og dermed en styrkelse af konkurrenceevnen. Er det ikke drømmescenariet at kunne omvende driftsomkostninger til værdiskabende investeringer i forretningen?

En elektronisk faktura, som modtages direkte i økonomi- eller godkendelsessystemet indeholder ud over besparelserne værdigfulde data, som giver både modtager og afsender et væsentligt forbedret grundlag at træffe forretningskritiske beslutninger på. Forestil dig hvor præcise KPI’er, der kan formuleres og måles på, når du har al korrekt data registreret i det øjeblik, du modtager fakturaen – helt ned på varelinjeniveau. Med sådanne informationer at handle på, ligger der pludselig store muligheder for en stærkere forhandlingsposition over for både leverandører og kunder, mere fordelagtige kontrakter og væsentligt forbedret kreditstyrring.

Det er kombinationen af al dette, som har gjort elektronisk fakturamodtagelse til et hit blandt store private virksomheder, og som har gjort det offentlige Danmark til et succeseksempel for omverdenen – og det er ved gud ikke hver dag, de får tildelt den slags mærkater!

Men hvad er det så der gør, at de små og mellemstore ikke er med endnu?

Når der øjensynligt ikke er andet end gevinster og optimering at hente, hvorfor er det så ikke bare noget alle gør? Det findes der desværre nok en rimelig enkel forklaring på; der er stadig barrierer i opstarten, som i stor stil afholder de små og mellemstore fra at tage skridtet ud i den elektroniske fakturajungle.

Vi har som branche ikke haft fokus på at gøre det attraktivt nok for de små virksomheder at kigge i retning af elekronisk fakturering – måske fordi det til stadighed har karakter af at være et projekt. Noget tyder dermed på, at branchen ikke har kunnet finde økonomiske argumenter for at rette fokus mere mod de små og mellemstore.

Udstedelsen og registreringen af GLN-numre er præget af mangel på konkurrence, hvilket har resulteret i høje priser og ufleksible løsninger. Godkendelsessystemerne har historisk set ikke haft fokus på enkle løsninger, som er skræddersyet til de små og som distancerer sig mere fra den traditionelle EDI-tankegang. Her på Sproom Blog tror vi imidlertid på, at der er lys forude, og vi forudser ændringer i infrastrukturen og markedet, som i den kommende tid, vil få åbnet den hellige gral op for de små og mellemstore. Forhåbentligt fjernes projekttankegangen, og det gøres til en forretningsmæssig selvfølgelighed fortsat at digitalisere sin dokumenthåndtering.