Når den digitale speeder er i bund

photo-1453928582365-b6ad33cbcf64-001

De virksomheder som oplevede succes i den analoge tidsalder, oplever nødvendigvis ikke succes i den digitale. For selvom vi lever i det ”papirløsesamfund”, så nr mange virksomheder stadig afventende overfor digitale løsninger såsom elektronisk fakturering. Og det er på trods af, at stadig flere og flere kunder ønsker at modtage fakturaer elektronisk. Det er forståeligt, at den digitale omstillingsproces kan være svær at rumme. Heldigvis er der mange flere fordele ved elektronisk fakturering, end de fleste måske er bevidste om.

PDF-fakturaer ER da elektroniske?

Mange virksomheder sender i dag deres fakturaer afsted som PDF via e-mail. Det har de muligvis været vant til at gøre uden problemer i mange år.

I den sammenhæng spørger du måske dig selv: Hvad er forskellen i det hele taget mellem en faktura sendt som PDF og en faktura sendt elektronisk?

Forskellen er simpel. En elektronisk faktura er en samling rå data i struktureret form, der sendes via et EAN-nummer. Alle de manuelle processer, der normalt opstår når informationer overføres mellem afsender og modtager, er dermed automatiseret. På den måde sker der ved elektronisk fakturering en dataoverførsel, hvor informationer fra afsenderens system overføres direkte til modtagerens, uden menneskelig indblanding.

En PDF-faktura er i princippet et billede af en faktura, der skal behandles akkurat som en papirfaktura sendt med posten. En faktura sendt som PDF er derfor ikke elektronisk og kræver større og manuelt arbejde – også for kunden.

Oplev fordelene – kvit PDF’en

Det er ikke nogen hemmelighed, at det sikkert kan opfattes nemmere at sende en PDF-faktura, hvis det er det, man altid har gjort. På den anden side er det en naturlig udvikling, at digitale løsninger vinder større og større indpas i virksomheds øjemed – og det er der en grund til. Når du sender elektroniske fakturaer, kan det eksempelvis medføre at din virksomhed får bedre og hurtigere styring, kortere gennemløbstid, bedre overblik og ikke mindst tilfredse kunder. Desuden omfatter elektronisk fakturering for afsenderen en mulighed for at spore, om fakturaen overhovedet er nået sikkert frem. Modsat en PDF-fil der kan risikere at ende i spamfilter, blive manipuleret eller forsvinde helt.

LÆS OGSÅ: FRA TVUNGET LEVERANDØR TIL GLAD SPROOMBRUGER

Tag styringen og send elektroniske fakturaer

Det kan være irriterende at skulle omstille sig til at sende elektroniske fakturaer. Her kan det være nødvendigt for leverandører at sætte sig i kundens sted: Som modtager af en PDF faktura skal du først tjekke, at fakturaen er der, åbne den, printe den ud, måske endda scanne den – alt det undgår modtageren med elektroniske fakturering. Netop derfor kan det være en fordel for dig, at sende elektronisk, fordi du kan blive bedre stillet end andre leverandører, ved at give kunden de optimale samhandelsvilkår. Samtidig kommer du din kunde i forkøbet, og viser dem, at du gerne vil imødekomme deres ønsker.

Med en elektronisk faktureringsproces sparer dig og din kunde ikke blot tid – det er også din garanti for, at kunden har modtaget din faktura og kender betalingsdatoen.

Træder du den digitale speeder i bund?

LÆS MERE OM ELEKTRONISK FAKTURERING