Tolkeservice Danmark fik en skræddersyet løsning til deres fakturering

Picture23Ingen virksomheder er ens. Derfor har hver enkelt virksomhed også forskellige behov og krav til deres faktureringsproces. Tolkeservice Danmark havde brug for en løsning, hvor de kunne sende deres fakturaer elektronisk til både offentlige og private kunder samt vedhæfte bilag. De fandt en værdiskabende løsning gennem Sproom i 2011, der matchede deres behov.

“I løbet af de seneste seks år er vores virksomhed vokset og blevet større, men vi bruger fortsat Sproom, fordi de stadig opfylder alle vores behov. Vores regnskabsprogram er fuldt integreret med Sproom, og vores faktureringsproces er en løsning, der er skræddersyet til os. På den måde passer integrationen perfekt til vores virksomhed.”

Sådan lyder det fra Orhan Dogru, der er indehaver af Tolkeservice Danmark, og han fortsætter: “De kunder der ikke har et EAN nummer, og som hellere vil modtage fakturaen på mail eller papir, kan vi stadig sende fakturaer til gennem Sproom.”

Fakturaerne, som Tolkeservice Danmark sender afsted, er derfor samlet ét sted, uanset om deres kunder ønsker at modtage elektronisk, via mail eller på papir. 

Oplev fordelen ved at gå fra manuel til automatisk fakturahåndtering

Orhan Dogru giver udtryk for, at de før i tiden brugte lang tid på at fakturere deres kunder manuelt:

“Vi skulle scanne hver enkelt faktura, scanne de bilag, der skulle vedhæftes fakturaen og derefter sende dem videre til en anden operatør, der først her kunne konvertere fakturaen og sende den korrekt afsted.”

I Tolkeservice Danmark brugte de derfor meget tid på nogle processer, der i stedet kunne være brugt på at skabe mere værdi for deres kunder. Med elektronisk fakturering gennem Sproom kunne Tolkeservice Danmark få frigivet tid:

 

Vi har fået frigivet ekstra tid med Sproom, og har samtidig minimeret vores arbejde med fakturaer betydeligt. Vi brugte måske 10 minutter på at sende en faktura, men med Sproom og integrationen til vores regnskabsprogram bruger vi kun et minut. Det har mindsket vores arbejdsproces og givet os mere tid.

Tid, effektivitet og orden

“Den daglige oplevelse af Sproom er rigtig god, og vi oplever meget sjældent driftsproblemer med systemet.” Siger Orhan Dogru og fortsætter

“Dog er det vigtigste, vi har opnået med vores fakturering gennem Sproom, at vores kunders behov bliver opfyldt, hver gang vi sender en faktura, at der er dokumentation overfor kunden, og at vi rent administrativt altid kan finde en fremsendt faktura frem, fordi de gemmes elektronisk og opbevares i fem år.“

Sparet tid, øget effektivitet og orden i dokumenterne er derfor nogle af de gevinster ved elektronisk fakturering, som har haft størst betydning for den måde Tolkeservice Danmark driver virksomhed på i dag.